Korleis hente ut data frå Behandlingsoversikt

Alle data som din verksemd har registrert i Behandlingsoversikt kan enkelt hentast ut av løysinga og overførast til din verksemd som rapportar. Rapportar kan genererast i HTML-format eller som CSV-filer (Comma-Separated-Values). HTML-formatet er tilpassa vising i nettlesar og kan skrivast ut eller lagrast som PDF-filer. CSV-formatet er eigna for vidare bruk i databasar eller i rekneark.

Slik går du fram for å generere rapportar

Klikk på «Generer rapport»:

Bilete som viser kor knappen «Generer rapport» er på behandlingsoversikt-sida.

Du kan då velje mellom fire rapportar; Behandlingsoversikt, Behandlingsoversikt CSV, Protokoll og Protokoll CSV:

Bilete som viser at knappen «Generer rapport» er valt, og at det er fire rapporttypar under denne.

Nedanfor følgjer skildringar av dei forskjellige rapporttypane.

Rapport «Behandlingsoversikt»

Rapportvalet genererer ein HTML-rapport som inkluderer alt verksemda har registrert under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod», samt all informasjon knytt til behandlingsaktivitetar. Rapporten dekkjer både behandlingsaktivitetar med status «Godkjent» og dei som er merkte som «Utkast».

Rapporten byrjar med å vise innhaldet frå seksjonane «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod». Deretter presenterer ho kvar behandlingsaktivitet løpande, med tilhøyrande registreringsfelt.

I dømet nedanfor startar rapporten med verksemda sitt namn, etterfølgd av registreringane under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod», før ho viser informasjonen for behandlingsaktiviteten «Ansettelser».

Bilete av eit eksempel på rapport «Behandlingsoversikt» som HTML.

Tema knytt til artikkel 30 «Protokollar over behandlingsaktivitetar» i Personopplysningslova er markert som «Obligatorisk» i rapporten. Alle obligatoriske felt i ein behandlingsaktivitet må vere utfylte før godkjenning kan skje. Under overskrifta «Ansettelser» visast det at denne rapporten er godkjend.

Sjølv om enkelte tema ikkje er utfylte, vil overskrifta framleis visast. Dette gjeld for både godkjende behandlingsaktivitetar og dei som har status «Utkast». Nedanfor visast eit eksempel frå rapporten med utdrag frå behandlingsaktiviteten «Lønn». Her kjem det fram at statusen til behandlingsaktiviteten er «Utkast». Det er tydeleg at dei valfrie felta «Dagleg behandlingsansvar» og «Databehandlarar og databehandlar» ikkje er utfylte, og at det obligatoriske feltet «Felles behandlingsansvar» er angitt med «Nei».

Bilete av eit eksempel på rapport «Behandlingsoversikt» som HTML og utan innhald.

Rapport «Behandlingsoversikt» kan skrivast ut ved å velje «Skriv ut» i nettlesaren din. Ho kan også lagrast som PDF-fil. Dette gjer du ved å velje «Skriv ut» i nettlesaren og deretter velje «Destinasjon» - «Lagre som PDF».

Rapport «Behandlingsoversikt CSV»

Rapporten «Behandlingsoversikt CSV» genererer ei CSV-fil som inneheld det same som HTML-rapporten, med tillegg av verksemda sitt organisasjonsnummer. Filen blir automatisk lasta ned til PC-en din. Sjekk loggen over nylege nedlastingar eller mappa «Nedlastingar» for å finne filen. Deretter kan filen importerast til ein database eller opnast i eit rekneark for vidare bearbeiding. Nedanfor er eit eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» opna i MS Excel:

Bilete som viser eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» opna i MS Excel.

Kvar rad representerer ein behandlingsaktivitet. Tema i kolonnene følgjer i hovudsak same rekkjefølgje som tema i registreringsløysinga. Namnet på behandlingsaktiviteten ligg i kolonne P.

Tema med fleire registreringar blir skilde i kolonnene ved hjelp av separatoren «|». Nedanfor visast eit eksempel på ei CSV-fil der tre personar er registrerte som «Dagleg behandlingsansvarleg» i behandlingsaktiviteten «Lønn».

Bilete som viser eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» opna i MS Excel der det er registrert tre personar med dagleg behandlingsansvar for ein behandlingsaktivitet

Rapport «Protokoll»

Rapportvalet genererer ein HTML-rapport som berre inkluderer godkjende behandlingsaktivitetar, avgrensa til tema som omfattast av artikkel 30. For å kunne opprette denne rapporten, må alle obligatoriske felt under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod» vere utfylte.

Bilete som viser temaene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod» i Behandlingsoversikt.

Dersom felta under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombod» ikkje er utfylte, vil rapportvala «Protokoll» og «Protokoll CSV» visast som gråa ut i rapportmenyen

For at ein behandlingsaktivitet skal visast i rapporten «Protokoll», må alle obligatoriske tema i aktiviteten vere utfylte, og aktiviteten må ha status «Godkjend». Godkjenning blir gjort ved å klikke på Godkjenn-knappen nederst i registreringsvindauget for den aktuelle behandlingsaktiviteten. Her er eit eksempel frå rapporten «Protokoll»:

Bilete av eit eksempel på rapport «Protokoll» som HTML.

Rapport «Protokoll CSV»

Rapporten «Protokoll CSV» genererer ei CSV-fil med same innhald som HTML-rapporten, men med verksemda sitt organisasjonsnummer som tillegg. Ho blir opna på same måte som rapporten «Behandlingsoversikt CSV». Nedanfor er eit eksempel på rapporten «Protokoll CSV» opna i MS Excel:

Bilete som viser eit eksempel på rapport «Protokoll CSV» opna i MS Excel.

Har du spørsmål om bruk av Behandlingsoversikt eller treng hjelp med rapportgenerering, kan du kontakte oss på e-post: fellesdatakatalog@digdir.no