Hvordan hente ut dine data fra Behandlingsoversikt

Alle data som din virksomhet har registrert i Behandlingsoversikt kan enkelt tas ut av løsningen og overføres til din virksomhet som rapporter. Rapporter kan genereres i HTML-format eller som CSV-filer (Comma-Separated-Values). HTML-format er tilpasset visning i nettleser og kan skrives ut eller lagres som PDF-filer. CSV-format er egnet til videre bruk i databaser eller i regneark.

Slik går du fram for å generere rapporter

Klikk på «Generer rapport»:

Du kan da velge mellom fire rapporter; Behandlingsoversikt, Behandlingsoversikt CSV, Protokoll og Protokoll CSV:

Nedenfor følger beskrivelser av de forskjellige rapporttypene.

Rapport «Behandlingsoversikt»

Rapportvalget genererer en HTML-rapport som inkluderer alt virksomheten har registrert under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud», samt all informasjon knyttet til behandlingsaktiviteter. Rapporten dekker både behandlingsaktiviteter med status «Godkjent» og de som er merket som «Utkast».

Rapporten begynner med å vise innholdet fra seksjonene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud». Deretter presenteres hver behandlingsaktivitet fortløpende, med tilhørende registreringsfelt.

I eksempelet nedenfor starter rapporten med virksomhetens navn, etterfulgt av registreringene under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud», før den viser informasjonen for behandlingsaktiviteten «Ansettelser».

Tema knyttet til artikkel 30 «Protokoller over behandlingsaktiviteter» i Personopplysningsloven er markert som «Obligatorisk» i rapporten. Alle obligatoriske felt i en behandlingsaktivitet må være utfylt før godkjenning kan skje. Under overskriften «Ansettelser» vises det at denne rapporten er godkjent.

Selv om enkelte temaer ikke er utfylt, vil overskriften fortsatt vises. Dette gjelder for både godkjente behandlingsaktiviteter og de som har status «Utkast». Nedenfor vises et eksempel fra rapporten med utdrag fra behandlingsaktiviteten «Lønn». Her fremgår det at statusen til behandlingsaktiviteten er «Utkast». Det er tydelig at de valgfrie feltene «Daglig behandlingsansvar» og «Databehandlere og databehandler» ikke er fylt ut, og at det obligatoriske feltet «Felles behandlingsansvar» er angitt med «Nei».

Rapport «Behandlingsoversikt» kan skrives ut ved å velge «Skriv ut» i din nettleser. Den kan også lagres som PDF-fil. Dette gjør du ved å velge «Skriv ut» i nettleser og deretter velge «Destinasjon» - «Lagre som PDF».

Rapport «Behandlingsoversikt CSV»

Rapporten «Behandlingsoversikt CSV» genererer en CSV-fil som inneholder det samme som HTML-rapporten, med tillegg av virksomhetens organisasjonsnummer. Filen lastes automatisk ned til PC-en din. Sjekk loggen over nylige nedlastinger eller mappen «Nedlastinger» for å finne filen. Deretter kan filen importeres til en database eller åpnes i et regneark for videre bearbeiding. Nedenfor er et eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» åpnet i MS Excel:

Hver rad representerer en behandlingsaktivitet. Tema i kolonnene følger i hovedsak samme rekkefølge som tema i registreringsløsningen. Navn på behandlingsaktiviteten ligger i kolonne P.

Temaer med flere registreringer blir adskilt i kolonnene ved hjelp av separatoren «|». Nedenfor vises et eksempel på en CSV-fil hvor tre personer er registrert som «Daglig behandlingsansvarlig» i behandlingsaktiviteten «Lønn».

Rapport «Protokoll»

Rapportvalget genererer en HTML-rapport som kun inkluderer godkjente behandlingsaktiviteter, avgrenset til temaene som omfattes av artikkel 30. For å kunne opprette denne rapporten, må alle obligatoriske felter under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» være utfylt.

Dersom feltene under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» ikke er utfylt, vil rapportvalgene «Protokoll» og «Protokoll CSV» vises som grået ut i rapportmenyen.

For at en behandlingsaktivitet skal vises i rapporten «Protokoll», må alle obligatoriske temaer i aktiviteten være fylt ut, og aktiviteten må ha status «Godkjent». Godkjenning gjøres ved å klikke på Godkjenn-knappen nederst i registreringsvinduet for den aktuelle behandlingsaktiviteten. Her er et eksempel fra rapporten «Protokoll»:

Rapport «Protokoll CSV»

Rapporten «Protokoll CSV» genererer en CSV-fil med samme innhold som HTML-rapporten, men med virksomhetens organisasjonsnummer som tillegg. Den åpnes på samme måte som rapporten «Behandlingsoversikt CSV». Nedenfor er et eksempel på rapporten «Protokoll CSV», åpnet i MS Excel:

Har du spørsmål om bruk av Behandlingsoversikt eller trenger hjelp med rapportgenerering, kan du kontakte oss på e-post: fellesdatakatalog@digdir.no