Modenhetsmodell for orden i eget hus - Oversikt over og beskrivelse av egne datasett

Det er i denne modenhetsmodellen kun spørsmål om prosedyrer for å etablere og systematisk vedlikeholde oversikt over og beskrivelse av egne datasett.

Vedtatte prosedyrer: Prosedyrer som i henhold til en eller annen policy i virksomheten bør (valgfritt) eller skal (obligatorisk) brukes.

Relevante datasett: Det er opp til virksomheten selv å definere, ut fra gitte formål, hva som er relevante datasett. For å kunne følge modenhetsutviklingen over tid er det hensiktsmessig å være presis på hva som til enhver tid er definert som relevant. Dersom f.eks. formålet er informasjonsdeling, er alle datasett som virksomheten kan dele med andre, relevante.

Hensikten er at andre skal kunne oppdage datasett som din virksomhet forvalter.

Som nevnt i et tidligere punkt finnes det p.t. ingen nasjonal obligatorisk standard for oversikt over datasett. Man bør imidlertid i oversikten typisk ha med følgende for hvert datasett: tittel, en kort beskrivelse av innhold, eier, kontaktperson og hyppighet for tilgjengeliggjøring. Se ellers DCAT-AP-NO ⧉ som p.t. er en anbefalt forvaltningsstandard for beskrivelse av datasett, datatjenester og datakataloger.

Med beskrivelse av datasett, mener vi i vår sammenheng en mer detaljert beskrivelse enn det som gis i oversikten over datasett. Hensikten er at andre skal kunne evaluere/vurdere egnethet av datasett som din virksomhet forvalter, til bruk i en eller annen spesifikk sammenheng. Denne beskrivelsen må derfor være tilstrekkelig til at potensielle brukere skjønner hva datasettet inneholder og hva de ulike innholdselementene^[4] i datasettet betyr. Brukeren må ut fra beskrivelsen kunne vurdere om dette datasettet er aktuelt i en eller annen spesifikk sammenheng. Beskrivelse bør inneholde navnet på alle relevante innholdselementene i datasettet, definisjoner på hva de betyr (hvordan er f.eks. inntekt definert i dette datasettet) og ev. kodeverk som brukes (f.eks. hva betyr det at verdien for kjønn er 1). Dersom det brukes ulike måleenheter, f.eks. kroner og 1000 kroner, er også dette viktig å dokumentere.

DCAT-AP-NO ⧉ dekker ikke behov for i tilstrekkelig grad å beskrive innholdselementene i et datasett. Det er imidlertid mulig å relatere en datasettbeskrivelse til en informasjonsmodell som datasettet er i samsvar med, og som beskriver innholdselementene i datasettet. Det er også etablert en Spesifikasjon for beskrivelse av informasjonsmodeller (ModellDCAT-AP-NO) ⧉, for å gjøre tilgjengelig informasjonsmodeller i maskinlesbare RDF-formater.

DCAT-AP-NO ⧉ er p.t. en anbefalt forvaltningsstandard for beskrivelse av datasett, datatjenester og datakataloger.

Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (SKOS-AP-NO-Begrep) ⧉ er p.t. en anbefalt forvaltningsstandard for å dokumentere definisjon av begreper i en strukturert form.

ModellDCAT-AP-NO ⧉ er p.t. en felles spesifikasjon for beskrivelse og tilgjengeliggjøring av informasjonsmodeller.

Digitaliseringsrundskrivet sier at virksomheten skal registrere datasett i Felles datakatalog (data.norge.no ⧉).

DCAT-AP-NO ⧉ er basert på RDF ⧉, og tilgjengeliggjøring av datasettbeskrivelser og -oversikter i henhold til DCAT-AP-NO vil derfor skje i maskinlesbare RDF-formater.

Eksempel på bruk av score 2: «Bare Prosjektet P (20xx-20yy) som brukte en egenutviklet metode for å beskrive hvilke datasett som var brukt i tjenestene som ble utviklet i prosjektet.»

For å komme fra score 2 til score 3: Virksomheten må selv vurdere hva som er nødvendig og tilstrekkelig av prosedyrer for å sikre at oversikt over og beskrivelse av egne datasett blir systematisk etablert og vedlikeholdt. Score 3 brukes når minst én av prosedyrene som er vurdert nødvendig er etablert og vedtatt tas i bruk i virksomheten.

Eksempel på bruk av score 3: «Prosedyren R for beskrivelse av datasett er på plass og allerede brukt i fagområde F. Det mangler imidlertid prosedyrer for å ha en samlet oversikt over alle relevante datasett i hele virksomheten.»

For å komme fra score 3 til score 4: Virksomheten vurderer det slik at det som er vedtatt brukt av prosedyrer, er tilstrekkelig til at virksomheten klarer å holde en systematisk oppdatert oversikt over og beskrivelse av egne datasett.

Avhengig av kompleksiteten av virksomheten, kan avstanden mellom score 3 og 4 være liten for noen virksomheter og stor for noen andre.

Eksempel på bruk av score 4: «Et rammeverk for informasjonsforvaltning som bl.a. inneholder alle nødvendige prosedyrer er på plass. Dette er også en del av felles systemutviklingsmetode.»

Eksempel på bruk av score 2: «Vi har diverse oversikter over datasett, men ingen enhetlig dokumentasjon eller et felles sted hvor dette finnes.»

For å komme fra score 2 til score 3: Virksomheten har oversikt over minst ett av sine datasett, og oversikten er i en strukturert form og systematisk vedlikeholdt.

Eksempel på bruk av score 3: «Fagområde F bruker DCAT-AP-NO som mal for å holde oversikt over alle sine datasett, og oversikten gjennomgås årlig. Mangler oversikt over datasett fra andre fagområder.»

For å komme fra score 3 til score 4: Score 4 brukes når virksomheten mener å ha tilstrekkelig oversikt over alle sine relevante datasett, og at oversikten er i strukturert form og systematisk vedlikeholdt.

Avhengig av kompleksiteten av virksomheten, og hva virksomheten selv vurderer som relevante datasett, kan avstanden mellom score 3 og 4 være liten for noen virksomheter og stor for noen andre.

Eksempel på bruk av score 4: «I forbindelse med risikovurdering i fjor kartla vi alle datasett i hele virksomheten. Oversikten er nå utformet i samsvar med DCAT-AP-NO. Seksjon S har fått ansvar for å oppdatere oversikten årlig.»

Score 1 er eneste naturlig valg for Tilgjengelighet dersom aksen Oversikt over datasett har score=0 eller 1.

Denne lar seg greit kombinere med score 2, 3 og 4 for aksen Oversikt over datasett.

Score 2 kan brukes når deler av (men ikke nødvendigvis hele) den eksisterende oversikten er tilgjengeliggjort på ad hoc basis, for eksterne brukere.

Eksempel på bruk av score 2: «Bare Prosjektet P (20xx-20yy) som beskrev hvilke datasett som inngikk i tjenestene som ble utviklet i prosjektet, publiserte oversikten sin eksternt. Oversikten er ikke blitt oppdatert siden da.»

For å komme fra score 2 til score 3: Det holder med at oversikten over minst ett datasett er systematisk tilgjengeliggjort for eksterne brukere.

Denne lar seg greit kombinere med score 3 og 4 for aksen Oversikt over datasett, mens kombinasjon med score 2 virker unaturlig.

Eksempel på bruk av score 3: «Fagområde F har de siste 3 årene publisert årlig oversikten over datasett de forvalter, i samsvar med DCAT-AP-NO.»

For å komme fra score 3 til score 4: Virksomheten vurderer det slik at oversikten over alle relevante datasett fra virksomheten er systematisk tilgjengeliggjort for eksterne brukere.

Kun kombinasjon med score 4 for aksen Oversikt over datasett er naturlig.

Eksempel på bruk av score 4: «I forbindelse med risikovurdering i fjor kartla vi alle datasett i hele virksomheten. Oversikten er nå utformet i samsvar med DCAT-AP-NO og publisert på hjemmesiden. Seksjon S har fått ansvar for å oppdatere og publisere oversikten årlig.»

Score 2 kan brukes når minst ett datasett er beskrevet, men ingen i strukturert form og systematisk vedlikeholdt.

Eksempel på bruk av score 2: «Ifm. ulike samhandlingsprosjekter med andre etater har vi beskrevet datasettene som vi utveksler andre med, i ulike former (Word, Excel, UML, XML osv.).»

For å komme fra score 2 til score 3: Minst ett (selv om ikke alle) datasett er beskrevet i strukturert form og systematisk vedlikeholdt.

Eksempel på bruk av score 3: «Fagområde F var den første som brukte malen M til å beskrive alle sine datasett, samt prosedyre R for å sikre at datasettbeskrivelsene blir oppdatert årlig. Mangler tilsvarende beskrivelse fra andre fagområder.»

For å komme fra score 3 til score 4: Alle datasett som virksomheten har vurdert som relevante datasett, er tilstrekkelig beskrevet, i strukturert form og systematisk vedlikeholdt.

Eksempel på bruk av score 4: «I forbindelse med risikovurdering i fjor kartla vi alle datasett i hele virksomheten. Datasettene i oversikten er nå også beskrevet i samsvar med malen M. Seksjon S har fått ansvar for årlig oppdatering av oversikten og beskrivelsene i oversikten.»

Score 1 er eneste naturlig valg for Tilgjengelighet dersom aksen Beskrivelse av datasett har score=0 eller 1.

Score 2 kan brukes når beskrivelse av minst ett datasett er tilgjengeliggjort for eksterne brukere på ad hoc basis.

Denne lar seg greit kombinere med score 2, 3 og 4 for aksen Beskrivelse av datasett.

Eksempel på bruk av score 2: «Bare Prosjektet P (20xx-20yy) som beskrev hvilke datasett som inngikk i tjenestene som ble utviklet i prosjektet, publiserte beskrivelsene eksternt. Oversikten med beskrivelsene er ikke blitt oppdatert siden da.»

For å komme fra score 2 til score 3: Når beskrivelse av minst ett datasett er systematisk tilgjengeliggjort for eksterne brukere.

Denne lar seg greit kombinere med score 3 og 4 for aksen Beskrivelse av datasett, mens kombinasjon med score 2 virker unaturlig.

Eksempel på bruk av score 3: «Fagområde F var den første som brukte malen M til å beskrive alle sine datasett som også ble publisert på hjemmesiden, samt prosedyre R for å sikre at datasettbeskrivelsene blir oppdatert og publisert årlig. Mangler tilsvarende beskrivelse fra andre fagområder.»

For å komme fra score 3 til score 4: Virksomheten vurderer det slik at beskrivelse av alle relevante datasett fra virksomheten er systematisk tilgjengeliggjort for eksterne brukere.

Kun kombinasjon med score 4 for aksen Beskrivelse av datasett er naturlig.

Eksempel på bruk av score 4: «I forbindelse med risikovurdering i fjor kartla vi alle datasett i hele virksomheten. Oversikten og beskrivelsen av datasettene i oversikten er publisert på hjemmesiden, i henhold til DCAT-AP-NO hhv. malen M. Seksjon S har fått ansvar for å oppdatere og publisere oversikten og datasettbeskrivelsene årlig.»

Innspill til å forbedre forklaring av begrepene/aksene/scorene bes meldes til Digdir som har ansvaret for vedlikehold av denne modellen.